Qué es cada uno
Un programa estándar está hecho para el proceso que comparten muchas empresas: llevar la contabilidad, facturar, gestionar un almacén. Se contrata, se configura y se usa. Quien lo fabrica lo mantiene y lo mejora para todos sus clientes a la vez.
Un software a medida se hace para una sola empresa. Recoge su proceso tal como es, con sus excepciones, y hace justo lo que esa empresa necesita. A cambio, hay que pensarlo, construirlo y mantenerlo.
Lo que da y lo que pide cada uno
El estándar da rapidez: está hecho, probado por otros y se puede empezar pronto. Da también previsión: se sabe lo que cuesta cada mes. Pide adaptarse: cuando el programa no hace algo como lo hace tu empresa, es tu empresa la que cambia, o la que lleva una hoja de cálculo al lado para lo que no cabe.
El a medida da ajuste: el programa trabaja como tú. Da control: decides qué se añade y cuándo, y puedes ser dueño del código. Pide tiempo y dedicación: alguien de la empresa tiene que explicar el proceso, probar y decidir. Y pide pensar en el mantenimiento desde el primer día.
Los puntos intermedios
Entre contratar algo tal cual y construirlo todo hay tres caminos, y son los que más a menudo resuelven el problema:
- Configurar. Muchos programas estándar permiten más de lo que se usa: campos propios, flujos, informes. Antes de descartar uno, conviene saber hasta dónde llega.
- Ampliar. Añadir al programa estándar un módulo hecho a medida para lo que le falta. Depende de que el programa lo permita, y hay que contar con que cada actualización puede obligar a revisarlo.
- Integrar. Dejar el estándar para lo común y construir aparte una pieza a medida para lo propio, conectadas entre sí. Es el terreno de la integración de sistemas.
Preguntas que ayudan a decidir
- ¿Tu proceso es lo que te diferencia? Si la manera de presupuestar, de planificar o de atender es parte de por qué te eligen, encajarla en un molde ajeno tiene un coste que no sale en la factura.
- ¿Cuánto trabajo se hace hoy fuera del programa? Hojas de cálculo paralelas, datos copiados a mano, avisos por correo. Si es mucho, el programa actual no está cubriendo el proceso.
- ¿Has probado de verdad lo estándar? No el folleto: una prueba con tus casos difíciles, los que se salen de lo normal.
- ¿Cuánto va a cambiar tu forma de trabajar? Si el proceso todavía se está definiendo, construir a medida es fijar algo que se mueve.
- ¿Quién lo va a mantener? Un programa a medida necesita a alguien detrás durante años. Conviene saber quién antes de empezar.
- ¿Cuánto cuesta a varios años? Las licencias por usuario crecen con la empresa; el a medida concentra el gasto al principio.
Cuándo suele tener sentido lo estándar
Cuando el proceso es común y está bien resuelto por el mercado: contabilidad, nóminas, correo, facturación corriente. Hacer a medida algo que ya existe y funciona es pagar por reinventarlo, y además asumir tú las actualizaciones que otro haría por ti.
Cuándo suele tener sentido a medida
Cuando lo que hay que resolver es propio: un cálculo de precios particular, una planificación con reglas que ningún programa contempla, un circuito de aprobación que cruza varios departamentos, o un portal para que tus clientes hagan algo que solo hacen contigo. Y cuando ya se ha intentado con lo estándar y el trabajo sigue haciéndose fuera. Tres casos tienen página propia: ERP a medida, CRM a medida y software de gestión a medida.
Si sigues sin tenerlo claro
Es normal, y es una de las cosas que una empresa de desarrollo debería ayudarte a decidir antes de proponerte construir nada: una buena propuesta empieza diciendo qué parte no hace falta hacer a medida. Si quieres que alguien lo mire, cuéntanos el caso. Revisamos tu solicitud y, si tenemos cobertura en tu zona, la derivamos a una empresa de desarrollo colaboradora. Gratuito y sin compromiso.