De què parlem
La integració de sistemes consisteix a connectar programes que l'empresa ja té perquè comparteixin informació: les comandes de la botiga en línia que entren soles al programa de gestió, els clients del CRM que arriben a facturació, les existències del magatzem que es veuen al web. Cada dada s'introdueix una vegada i viatja allà on cal.
També se'n diu integració d'aplicacions. No s'ha de confondre amb «integrar sistemes de gestió» en el sentit de les normes de qualitat, ni amb la integració de maquinària industrial: aquí es tracta de programari empresarial.
Quan es planteja
Cal quan l'empresa ha anat sumant programes, cadascun bo en la seva feina, i la informació entre ells la mouen persones: exportar, copiar, enganxar, revisar. Es nota en les dades que no quadren entre departaments, en l'estoc que el web ven i el magatzem no té, o en el tancament de mes que consisteix a conciliar llistes. També en incorporar un sistema nou que ha de conviure amb els anteriors.
Què inclou un projecte ben plantejat
- Un inventari dels sistemes implicats i del que cadascun permet: API, fitxers, base de dades.
- La definició de quina dada mana en cada cas, perquè dos sistemes no es trepitgin.
- El mapa de correspondències: quin camp d'un programa equival a quin de l'altre.
- La integració en si, directa o amb una peça intermèdia.
- Gestió d'errors: què passa si un sistema ha caigut o rebutja una dada.
- Monitoratge i avisos, per assabentar-se'n abans que el client.
- Una càrrega inicial que posi d'acord les dades que ja existeixen.
Què mou el preu
- Quants sistemes es connecten i en quantes direccions viatgen les dades.
- Si tenen una API documentada: és la diferència entre una feina neta i una d'artesanal.
- La qualitat de les dades: codis de client diferents a cada programa s'han de reconciliar abans.
- Temps real o per lots: sincronitzar a l'instant demana més que fer-ho cada nit.
- Els permisos de tercers: alguns fabricants cobren per obrir la seva API o exigeixen un mòdul.
- La vigilància posterior, perquè qualsevol actualització d'un dels sistemes la pot trencar.
De què depèn el termini
Connectar dos sistemes amb bones API és ràpid. El termini s'allarga pel que envolta la programació: aconseguir accessos i documentació de cada proveïdor, acordar quin sistema és la referència de cada dada i netejar el que ja està duplicat. Quan hi intervenen diversos proveïdors, els seus temps de resposta pesen més en el calendari que el desenvolupament.
El que se sol complicar
Una integració viu entre sistemes que no controla. Es complica quan un d'ells s'actualitza i canvia de comportament, quan el proveïdor d'un programa no col·labora, o quan les dades d'origen tenen anys d'inconsistències que ningú havia hagut de mirar. Per això la part menys vistosa —errors, reintents, avisos— és la que distingeix una integració que aguanta d'una que cal vigilar a mà.
Errors que surten cars
- Donar per fet que «té API». Cal comprovar que exposa justament les dades que es necessiten, i amb quins límits.
- No decidir qui mana. Si el preu es pot canviar en dos llocs, tard o d'hora hi haurà dos preus.
- Oblidar les dades existents. Integrar cap endavant sense reconciliar el que hi havia deixa dues realitats.
- No avisar els altres proveïdors. Sense la seva col·laboració, qualsevol incidència s'eternitza.
- Confiar que no fallarà. Fallarà; el que importa és assabentar-se'n i que no es perdin dades.
Què t'ha de quedar per escrit
- Quines dades viatgen, en quina direcció, amb quina freqüència i quin és el sistema de referència de cadascuna.
- Els accessos i les llicències necessaris a cada sistema, i a nom de qui són.
- Com es detecten i es comuniquen els errors, i qui els resol.
- Què passa quan un dels sistemes s'actualitza: qui adapta la integració i amb quin cost.
Situacions habituals
Exemples del que hi cap: una botiga en línia amb un catàleg, uns preus i un estoc que han de sortir del programa de gestió; un CRM que ha de crear el client a facturació quan es tanca una venda; una empresa amb diverses delegacions i un programa diferent a cadascuna que vol informes comuns; o la connexió amb la plataforma d'un client gran que exigeix rebre comandes i factures en el seu format. Si a més de moure dades hi ha passos que avui són manuals, mira l'automatització de processos.
Què preparar abans de demanar proposta
- La llista de programes, amb la versió i qui els manté.
- Quines dades han de passar de l'un a l'altre i en quin moment.
- Si cada programa té API, exportacions o cap de les dues coses.
- Com es fa avui aquest traspàs i quant de temps ocupa.
- Quins problemes concrets provoca: errors, retards, dades que no quadren.